第一章 总则

第一条 为适应工作需要，推进学校公文处理制度化、科学化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012），结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于西安翻译学院党政公文处理工作。

第三条 学校公文是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理、整理归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应坚持实事求是、精简高效的原则，实行统一领导、分级管理，做到统一规范、准确及时、安全保密。

第六条 学校办公室、党群工作办公室（以下简称“校办”“党群办”,合称“两办”）是学校公文处理的管理机构，负责上级来文和校内行文的处理，并对各单位、各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条 学校各单位、各部门要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，指定专人负责公文处理工作。各单位、各部门主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。

第八条 注重改善办公手段，加强办公自动化、信息化建设，推行电子公文，除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过OA系统进行，不断提高工作质量和效率。

第九条 从事公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。

第二章 公文种类

第十条 学校党政公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求全校各单位或有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。学校行政的发文机关标志上行文或其他特定公文为“西安翻译学院”，下行文为“西安翻译学院文件”；学校党委的发文机关标志上行文或其他特定公文为“中共西安翻译学院委员会”，下行文为“中共西安翻译学院委员会文件”；党政联合行文时，使用学校行政和党委联合发文机关标识。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

1．学校行政的发文机关代字为“西译院发”和“西译院字”，学校党委的发文机关代字为“西译党发”和“西译党字”。

2．学校行政函件的机关代字为“西译院函”和“西译院办函”，党委函件的机关代字为“西译党函”和“西译党办函”。

3．其他行政的发文机关代字为：“西译教发”“西译人发”“西译学发”“西译院办发”“西译教师发”和“西译学位发”，其他党委的发文机关代字为：“西译党组发”“西译党宣发”和“西译党统发”。

4．学校行政和党委联合发文，只标明行政或党委发文字号。

发文字号用3号仿宋_GB 2312体字，居中排布（如需标识签发人姓名，发文字号居左）,年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应使用全称，用六角括号，序号前不用“0”占位，不加“第”字，如“西译院发〔2018〕1号”。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人必须是学校校长或党委书记。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。发文机关名称用全称；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；一般用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、

规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，应当行款恰当，开头、结尾、层次、段落的书面标志要鲜明。回行时不得将年份、数字分开；结构层次序数分级应当为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋_GB2312体字标注。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称，应当在正文之后，成文日期之前。附件如有序号，当用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称很长需要回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或学校负责人签发的日期，党政联合行文署最后签发的学校负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。党政联合行文，加盖行政和党委的印章，印章边缘不能重叠。与外单位联合上行文，发文单位署名只有主办单位时，可以只加盖主办单位印章；与外单位联合下行文，所有联署行文单位均应加盖印章。“纪要”不加盖印章。印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章下边缘与成文日期下边相切，印章上边缘距正文（或附件说明）一行之内。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，应加括号标注于成文日期下一行。“请示”应注明联系人及电话。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件内容应当另面编排，并在版记之前，与公文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（十六）抄送机关。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者统称。多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。一般用4号仿宋字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期，一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（十八）页码。公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（十九）公文中的横排表。A4纸型的表格横排时，页码位

置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。校发公文格式纸共分四种：

（一）以学校行政名义发出的公文使用“西安翻译学院文件”格式纸。

（二）以校党委名义、以党委和行政联合名义发出的公文使用“中共西安翻译学院委员会文件”格式纸。

（三）以两办名义发出的公文使用“西安翻译学院办公室文件”“中共西安翻译学院委员会办公室文件”格式纸。

（四）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、办理事项，使用“西安翻译学院”“中共西安翻译学院委员会”格式纸。

第十三条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

第十四条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第四章 行文规则

第十五条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十七条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不得抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

（四）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十八条 向校内各单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）学校两办根据校行政、党委授权，可以向校内各单位行文。不得以部门名义向各单位下发政策性、规范性、指令性公文，确需发文的，经学校会议审定后以学校行政、党委或两办名义印发。

（三）涉及多个部门职权范围内的事项，主办部门应主动与相关部门协商，取得一致意见并经相关部门会签后行文。

第十九条 学校行政、党委对学校的一些重大问题或重要工作可联合行文。属于学校行政、党委各自职权范围内的工作，不得联合行文。特殊情况下学校行政可与校外其他单位联合行文。学校内设机构除两办外不得对外正式行文。

第二十条 对上级领导机构来文，如无具体贯彻意见，可按照保密要求原文翻印下发，不再重复行文转发，收文单位应遵照执行。

第二十一条 以学校名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务应协商并会签，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。

第二十二条 各单位应当按照行文规则行文，行文按照隶属关系由两办审核。对不符合行文规则的上报公文，可退回呈报单位，并说明理由，由报送单位修改后再报送。

第五章 公文拟制

第二十三条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。西安翻译学院发文应执行以下程序：起草→校对→审核→签发→登记→印制→用印→分发→存档。

第二十四条 起草公文应做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机构的指示精神，符合学校的有关规定。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，所提出的政策、措施切实可行。

（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字简练。

（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

（五）公文中引用的内容必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

（六）文种、格式根据行文目的、发文机构职权和与主送单位的行文关系确定。

第二十五条 公文起草一般是“谁主管谁起草”。学校综合性文件由两办拟稿，特别重要的文件也可由领导亲自拟稿或主持拟稿。

第二十六条 公文草拟后，先由主办部门负责同志核稿签字；如涉及几个部门工作的公文，由主办部门直接送有关部门会签。

第二十七条 会签部门在核签文稿时，对文中的错、别、漏字，标点不当，语法错误等，可直接予以修改。如需做较大修改，应征得起草部门同意后修改，或附纸提出修改意见。会签部门若不同意该文稿，则可不在会签栏内签字。

第二十八条 凡以学校名义起草的正式公文，主办部门负责同志核签后，均应按隶属关系送两办进行审核。审核的重点是：报批程序是否符合规定；是否确需行文；文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机构指示精神，是否完整、准确地体现发文意图；涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；提出的措施和办法是否明确具体，切实可行；文种使用、公文格式是否符合本规定的要求。公文中如有涉法事务，应报送给学校法务人员进行合法性审查并出具相应的法律意见。涉密公文应报送学校保密工作办公室进行审核。

第二十九条 经审核不宜制发的公文文稿，办公室将予以退回；对于不符合办文要求的文稿，办公室将退回拟文单位重拟；办公室审核后认为符合发文条件但内容需作进一步修改的，由拟文单位按照办公室提出的意见修改后重新报送。

第三十条 部门起草的文稿，经主要负责人审签后，送两办按程序办理，不得直接送校领导个人。未经两办审核的文稿，校党政领导不予受理，退回有关部门按程序办理。

第六章 公文签发

第三十一条 公文应当经学校党政主要负责人审批签发。

（一）重要公文和上行文，由相关分管校领导签发后，两办呈送校党政主要领导签发。

1.“西译院发”“西译院字”和“西译院函”公文，签发人为校长或受校长委托的副校长。

2.“西译党发”“西译党字”和“西译党函”公文，签发人为校党委书记。

（二）涉及某一方面工作的公文，经校主要领导授权后由分管校领导签发 。

1.“西译教发”“西译人发”“西译学发”“西译教师发”“西译学位发”“西译校办发”和“西译校办函”公文，签发人为分管校领导。

2.“西译党组发”“西译党宣发”和“西译党统发”签发人为党委书记或受党委书记委托的党委副书记。

（三）行政和党委联合发文，签发人为校长和党委书记。

（四）校长办公会会议纪要由校长签发，校党委会会议纪要由党委书记签发，专题会议纪要由召集人签发，必要时由召集人

签署意见后，报校长或党委书记签发。

第三十二条 领导签发、会签公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间。

第三十三条 经两办审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第七章 公文办理

第三十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十五条 收文办理主要程序是：

（一）学校层面收文程序是：

1．签收。学校收文统一由两办机要人员办理签收，并按时登录“陕西教育系统公文流转平台”和“中共陕西省委高教工委办公自动化平台”下载文件。各单位、各部门应将上级对口单位直接发至本单位、本部门的文件（包括传真件），以及外出参会带回的上级单位文件，送交两办机要人员运转。

2．登记。对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、收文机关、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、办结时间等。同时，在办公系统中详细填写公文处理单，提交给办公室主任。

3．批办。办公室主任根据公文内容、要求和工作需要应当提出拟办意见报校领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。应急公文应明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的在规定时限内办理完毕。

4．传阅。机要人员根据学校领导批示意见，将阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。学校领导之间不得互相转送文件。除特殊情况外，学校领导不受理未经两办呈送的公文。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

5．催办。两办机要人员应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。

6．答复。承办部门应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知两办及协助单位。

（二）学校各单位、各部门接收学校公文办理的主要程序是：

各单位、各部门负责公文处理的人员要高度关注“西安翻译学院公文平台”发文情况，及时阅读并签收学校公文，同时在《收文簿》上做好登记，根据内容和性质提出拟办意见，呈送部门负责人批示后进行办理。

第三十六条 两办负有公文处理的督查责任，根据事情的轻重缓急，做到紧急事项跟踪督查，重要事项重点督查，一般事项定期督查，切实防止漏办和延误。

第三十七条 发文办理主要程序是：

（一）核发。两办在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。经校核如需做涉及内容的实质性修改，需报原签发领导复审。

（二）登记。公文经领导签发后，由两办进行编号、登记。

（三）印制。公文印制由两办根据上级有关规定印制。

（四）发送。用印正本的公文连同发文稿纸由负责处理公文的文秘人员送两办加盖学校有关印章，并交两份留两办存档，然后按要求发送。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过《西安翻译学院公文平台》发布，不再以纸质形式下发。网上公文传输由两办负责，其他单位不能随意在网上传输。

第三十八条 发文要做到及时、准确、安全、保密。装封要严格清点，平秘相宜，严防错发、漏发、误发。

第三十九条 涉密公文应当机要收发人员进行纸质传递，或者符合国家保密规定的涉密计算机信息系统进行传输。

第四十条 公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，及时收集公文定稿、正本、会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整，并按照《西安翻译学院档案管理办法（试行）》的相关规定立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十一条 两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

第八章 公文管理

第四十二条 各单位、各部门应当建立健全本单位、本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第四十三条 各单位、各部门应当由专人统一管理公文，涉密单位要按照有关保密规定配备必要的安全保密设施设备。

第四十四条 学校各单位、各部门在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级由专人严格管理。公文密级的确定、变更和解除，由学校保密工作办公室负责。

第四十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第四十六条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关批准。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当到学校保密工作办公室履行审批手续，复制、汇编的公文视同原件管理；汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和最长保密期限标注。

第四十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各单位、各部门应当根据情况变化及时废止文件。

第四十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位或部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 培训与奖惩

第五十条 建立公文处理培训交流机制。将公文处理培训作为入职培训和各单位、各部门工作人员岗前培训的必备内容，并纳入干部学习、培训工作。通过多种行之有效的方式，加强兄弟院校公文处理工作的交流学习。

第五十一条 实行优秀公文评选制度，科学评价各单位、各部门公文处理工作，对获奖单位和个人给予奖励。两办将不定期对各单位、各部门公文处理工作进行检查通报，并将其纳入年终量化考核。

第五十二条 实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。

（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；

（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；

（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的;

（四）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；

（五）涉密文件未定密审核的；

（六）未正确标注公开属性的；

（七）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；

（八）以单位或部门形式下发政策性、指令性公文等越权行文的；

（九）其他违反公文处理规定的行为。

第十章 附则

第五十三条 学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过西安翻译学院公文平台、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，各单位应当继续推行使用电子公文，除因特殊要求使用纸质外，都应通过QQ、微信、邮箱等各类平台处理公文。

第五十四条 涉及外事方面的行文，应由学校外事部门依照外事主管部门的有关规定先提出意见，方可行文。

第五十五条 中共西安翻译学院纪律检查委员会、西安翻译学院工会委员会、共青团西安翻译学院委员会以及校内各单位、各部门应参照本《办法》规范本单位、本部门的公文处理工作。

第五十六条 本办法由学校办公室、党群工作办公室负责解释。未尽事宜，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012）标准执行。

第五十七条 本办法自印发之日起执行。原《西安翻译学院公文处理暂行办法》（西译院字﹝2009﹞85号）同时废止。