通知公告

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关于进一步规范公文处理工作的通知

发布日期:2018-06-13    作者:雁南     来源:     点击:

各单位、各部门:

  为进一步提高我校公文处理工作的质量和效率根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)和《西安翻译学院公文处理工作实施办法(试行)》(西译院发〔201853号)等规定,结合学校实际,现就进一步规范公文处理工作通知如下:

  一、进一步规范办文工作

学校办公室、党群工作办公室(以下简称“校办”“党群办”,合称“两办”)是我校党政公文收发流转、内外联系、承上启下的唯一出口。

(一)强化收发文的规范管理

1.发文工作。各部门上报的所有请示、报告等公文都要统

一归口报送两办,原则上除两办外,其他部门不得对外正式行文,不得自行下发文件、通知和回复等。因工作需要各部门如需对下行文由各部门负责起草,报分管领导签批后,提交两办审核后,报党政主要领导签发,最后由两办统一印发。

2.收文工作。学校所有的来文来信来函,除直接投寄给明确部门及个人外,均由两办统一签收。尤其是参加有关会议带回的文件,参会者应将文件及时交两办统一处理。两办将根据文件内容的轻重缓急做好分类登记,填写文件传阅单,由两主任提出拟办意见,并及时提请学校党政主要领导签批

(二)大力精简文件。发文应当实事求是,坚持少而精的原则,注重实效,切实做到少发文、发短文。要严格把关,大力压缩发文数量,可发可不发的公文坚决不发,可合并发的尽可能合并发,可长可短的一定要短。不照抄照转上级公文,不发无实质内容的公文,可以通过便函、电话或面商解决的,原则上不正式发文。

(三)加强行文审核。重点把好“五关”:一是把好行文关。主要审核是否需要行文,如需行文,应该以什么名义行文。二是把好会签关。主要检查应当会签的是否会签,会签是否取得一致意见,不同意见是否如实反映。三是把好政策法规关。主要检查内容是否符合党和国家的方针政策,是否符合法律、法规及规定,与过去发的文件是否抵触、矛盾,不一致的地方或出台的改革措施是否有解释和说明。四是把好文字关。主要检查公文的文字是否正确反映行文的意图,是否简明扼要、通俗易懂;是否遵守语法,合乎逻辑,是否规范使用标点符号、数字、计量单位等。五是把好体例格式关。主要是检查公文各要素有无遗漏、是否准确,使用的文种、语气是否恰当得体,附件是否齐全。

(四)严格行文管理

凡属下列情形之一的,办公室将会作出退文处理:

  1.越级行文或非领导交办直接报送领导个人的;

  2.文种使用错误的;

3.文件内容不全(包括附件)、层次不清的;

4.文件格式不规范;

5.请示一文多事或报告中夹带请示事项的;

  6.内容涉及两个及以上部门而未协调或协调意见不齐备的;

 7.代拟文部门主要负责人未在OA系统中《西安翻译学院发文稿笺》或《中共西安翻译学院党群系统发文首页纸》上签字的;

 8.党政联发、涉密等文件未使用《西安翻译学院发文稿笺》《中共西安翻译学院党群系统发文首页纸》,或没有主办部门负责人和签发人签字等的;

 9.存在其他问题的。

二、进一步提高公文质量

各单位、各部门要重视公文撰写工作,强化管理,加强业务工作人员培训,精心撰写公文,努力提高公文质量;各单位、各

部门主要负责人要严把公文的审核、审批关,确保报送的公文表

达准确无误。

(一)对上报的请示类、报告类公文,要对请示、报告事项深入研究,认真撰写,公文内容力求主旨突出、请示事项清晰明了、用语精练准确,杜绝内容空洞、言之无物、模棱两可。如果公文内容涉及多个职能部门的,呈报单位必须征求相关职能部门的意见,并在请示、报告件中注明有关部门的意见及采纳的情况;必要时,另外附上相关部门出具的书面意见。

(二)提请学校发布的规范性文件,负责起草的部门要认真

研究,吃透上级政策,紧密结合学校实际,有针对性草拟公文文稿。在形成送审稿报送两办审核前,起草部门应就公文内容征求、汇总相关职能部门的意见,备齐文件草案文本(含附件)报送。

三、进一步强化办文效率

(一)公文流转要突出时效性。各单位、各部门主要负责人要亲自过问公文办理工作,并指定专人负责本部门文件的收取及流转,要切实提高公文办理的质量和效率。如负责的人员因外出或休假等原因不能按时收取文件的,应协调部门其他人员衔接此项工作,以免贻误公文流转时间,影响公文处理效率。各单位、各部门要确保第一时间签收阅处两办转发的公文,要求指定的专人全程跟踪、催办,并及时办结,涉及内部多个部门的公文,主办部门为责任部门,要主动牵头,加强会商,协办部门应积极配合,分工合作,提高效率,确保及时完成任务。特别是对急件及上级来文明确提出上报时限的办理件,要做到即收即办,迅速办结,依时回复上报。要在两办规定的时限内办理或提出反馈意见的,若因特殊情况无法在规定时限内反馈意见,承办部门要提前向两办书面说明情况,并明确办结时限。

  (二)完善催办制度。两办负责做好转出公文的跟踪、催办、督办、登记等工作。一般采用电话催办,同时做好催办的登记工作;必要时,发出书面通知催办、督办。经催办未反馈意见的,视为同意。

(三)建立统计通报制度。两办负责做好转出公文办理情况的统计分析工作,对公文流转、办理情况,办公室将适时进行通报。

四)建立问责制度。根据《西安翻译学院公文处理工作实施办法(试行)》第九章第五十二条相关规定,对各单位、各部门逾期未办理两办转发公文且无正当理由,一个月内发生两次(含两次)以上的,在全校进行通报批评;一年内被通报三次以上(含三次)的,追究部门负责人责任,并且当年年终量化考核公文处理工作考核指标为不合格。

四、有关要求

(一)高度重视,加强领导。各单位、各部门要高度重视,强化责任意识,认真对照检查本部门的公文处理工作,加强公文处理工作的组织领导和宣传教育学习,不断提升工作效能。

(二)健全制度,严格管理。各单位、各部门要建立健全相关制度,严格遵守公文处理的有关规定和要求,切实加强行文审核和质量把关,不断提高公文质量。

(三)加强学习,提升水平。各单位、各部门要有计划、有重点地抓好工作人员有关公文处理知识的学习,特别是对新进人员要进行必要的学习,尽快提高工作人员的行政工作能力和业务素质。

 

西安翻译学院      中共西安翻译学院委员会

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